Existen varias soluciones de sistemas de gestión on-line. Yo cuento ya con cierta experiencia de Dolibarr, un sistema on-line de gestión para empresas que integra un CRM y un ERP. Traducido al cristiano y de forma resumida, lo que ofrece es:

– Gestión comercial

Incluye una completa gestión de terceros ( clientes, clientes potenciales y proveedores ), elaboración y gestión de presupuestos, agenda comercial, etc.

– Gestión de productos y servicios

Incluye aquí la gestión de almacenes, stocks, entradas de productos, gestión de pedidos a proveedores, etc, etc.

– Sistema de facturación y contabilidad básica

Con control de compras y ventas, modos y formas de pago, gestión de bancos, generación de informes, etc.

Dolibarr existe desde el año 2002. Es un sistema Open Source, de código abierto, que distintas partes han ido desarrollando y mejorando a lo largo de los años.  Se puede ver su historia y sus características principales en la Wikipedia.

Algunas características importantes:

Ampliable y personalizable

El sistema se puede ampliar con distintos módulos, algunos gratuitos y otros de pago… Por ejemplo, es posible instalar una TPV para comercios que mejora enormemente la TPV básica que viene de serie; o también es posible sincronizarlo con tiendas on-line para unificar la gestión de precios y stocks (lo he hecho con WordPress y con PrestasLhop)… Existe un catálogo “oficial” de extensiones para Dolibarr, aunque no es exhaustivo porque numerosas soluciones y extensiones de terceros no aparecen aquí.

Sistema Multiusuario

Permite la creacción de diferentes usuarios con diferentes capacidades o roles. Hay un administrador, como mínimo, que accede a todas las funciones del sistema. Este administrador es el que establece los permisos para el resto de los usuarios: Los comerciales no tienen que acceder a la información de bancos o pagos a proveedores, por ejemplo. 

Las ventajas del on-line

On-line quiere decir que requiere un servidor propio: Se suele utilizar el mismo hosting en el que tenemos nuestra web, y por el mismo precio que pagamos por alojar nuestra página, correos electrónicos, etc, disponemos también de nuestro sistema de gestión.

Al tenerlo instalado de este modo obtenemos 2 ventajas principales:

Copias de seguridad diarias. No vamos a perder nunca nuestros datos, pero sí es importante elegir un proveedor de hosting de calidad. No recomiendo para esto hostings del tipo 1&1, o soluciones baratas que después nos van a fallar en la accesibilidad, o que no nos van a proporcionar una copia de seguridad fiable.

Acceso desde cualquier parte y desde cualquier dispositivo. Podemos acceder desde casa, desde una cafetería con nuestro portátil, o desde donde estemos con un simple teléfono móvil. Muchos propietarios, autónomos, etc, valoran enormemente esta característica, y para los comerciales que acceden para gestionar visitas y presupuestos es algo impagable.

Ya he instalado Dolibarr en varias empresas, de muy distinto tipo (mobiliario, productos ecológicos, consumibles informáticos, servicios, etc) adaptándolo siempre a las necesidades que existen en cada caso concreto.

El sistema es gratis. Lo que cuesta es adaptarlo, porque requiere conocimientos de gestión empresarial y cierta experiencia. Puedo decir que el grado de éxito en la implantación del sistema, y después de años ya usándolo, es del 100%.

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Xan Martínez

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